PANDUAN PENGGUNARisalah Indeks Dokumen: Penamaan, Versi, dan Penelusuran
Halaman ini menjelaskan bagaimana indeks dokumen di arsip ONGTOTO disusun dan dipakai untuk menemukan kembali berkas. Pertanyaan yang paling sering muncul dari pembaca baru biasanya berkisar pada tiga hal: aturan penamaan berkas, arti nomor versi, dan cara melacak dokumen yang sudah tidak tampil di daftar utama. Uraian di bawah menjawab ketiganya secara berurutan, tanpa perintah atau tautan tindakan yang perlu kamu ikuti.
Pola Penamaan
Nama berkas dibentuk dari tanggal pencatatan, kode jenis dokumen, dan nomor urut. Pola ini membuat berkas sejenis selalu berdekatan saat diurutkan.
Penomoran Versi
Versi pertama ditandai angka satu, dan setiap perubahan menaikkannya. Versi lama tidak dihapus selama masa simpannya belum berakhir.
Hal yang perlu diperiksa
- Berkas diberi nama dengan urutan baku, yaitu tanggal, kode jenis, kemudian nomor urut.
- Versi lama tetap tersimpan; tiap perubahan justru menambah nomor versi yang baru.
- Masa simpan ditandai pada baris indeks dan dihitung sejak tanggal pencatatan.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.