ONGTOTO — Kebijakan Retensi: Menetapkan Lama Simpan dan Menemukan Kembali Dokumen

Risalah Kebijakan Retensi: Masa Simpan dan Penelusuran

Tiga hal yang kerap ditanyakan pembaca baru soal kebijakan retensi ialah batas akhir penyimpanan sebuah catatan, nasib berkas sesudah periode simpannya habis, serta cara melacak kembali dokumen yang tak lagi terdaftar di daftar induk. Uraian di halaman ini menuntaskan ketiganya satu per satu: penetapan lama simpan, penandaan berkas yang kedaluwarsa, kemudian rute penelusuran arsipnya. Semua paparan di sini berfungsi sebagai catatan administratif dalam bentuk risalah, bukan panduan langkah yang harus dijalankan.

Dasar Penetapan Masa Simpan

Masa simpan ditentukan oleh jenis berkas dan keperluan administratifnya, bukan oleh seberapa sering berkas itu dibuka. Jenis yang berbeda dapat memiliki lama simpan yang berbeda pula.

Penghitungan Tanggal

Periode simpan dihitung sejak tanggal pencatatan yang tertera pada berkas. Jika sebuah berkas dicatat ulang dengan nomor versi baru, tanggal yang dipakai adalah tanggal pencatatan versi terbaru.

Hal yang perlu diperiksa

• Masa simpan ditetapkan per jenis berkas, bukan per judul.
• Setiap berkas mencantumkan tanggal pencatatan dan nomor versi.
• Berkas yang melewati masa simpan dipindahkan ke penanda arsip.

Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.