ONGTOTO — Metadata sebagai Kunci Penelusuran Dokumen di Arsip

Risalah Metadata Berkas: Penamaan, Versi, dan Penelusuran

Ketika pertama kali menelusuri arsip, pertanyaan yang paling sering muncul adalah bagaimana sebuah berkas bisa ditemukan kembali setelah disimpan bertahun-tahun. Jawabannya terletak pada metadata: kumpulan keterangan yang menempel pada tiap dokumen, mulai dari judul, penamaan, nomor versi, tanggal pencatatan, hingga masa simpannya. Risalah ini menguraikan bagaimana metadata dibentuk, dicatat, dan dipakai untuk melacak berkas di lingkungan arsip ONGTOTO.

Pola Penamaan

Setiap berkas diberi nama dengan urutan tanggal, kode klasifikasi, dan nomor urut. Pola ini memudahkan penyusunan kronologis di dalam daftar induk.

Penomoran Versi

Versi awal ditandai angka satu, lalu bertambah setiap kali ada pencatatan ulang. Perubahan kecil tetap menaikkan versi agar jejak revisi tidak hilang.

Hal yang perlu diperiksa

• Penamaan berkas mengikuti pola baku yang memuat tanggal dan kode urut.
• Nomor versi naik setiap kali salinan dicatat ulang atau direvisi.
• Masa simpan ditentukan saat pencatatan dan tercantum di indeks.

Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.